Prozessberatung zur E-Rechnung

Eine kreative Bezeichnung der Gesetze kann man der Bundesregierung nicht absprechen und so erhöht das „Wachstumsbeschleunigungsgesetz“ als wahre Sammlung verschiedenster Reformvorhaben auch die Regelungsdichte im Bereich der Rechnungsstellung: die E-Rechnung kommt! Sie beruht auf der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission, was für „VAT in the Digital Age“, also Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter steht.

Als steuerehrlicher Bürger sind die Berichte über Steuerausfälle im Bereich der Umsatzsteuer geradezu schwindelerregend und so kann man den Reformdruck hin zur E-Rechnung wohl am ehesten verstehen, wenn man das mittelfristige Ziel der EU-Behörden „Echtzeit-Meldesystem“ (dazu unten mehr) durchdenkt.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine pdf-Rechnung erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung; vielmehr erfordert die E-Rechnung

• sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen,
• ermöglicht eine elektronische Verarbeitung und
• entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU (und damit der CEN-Norm EN 16931).
• Rein hilfsweise: das Format X-Rechnung (bekannt aus dem Rechnungsaustausch mit Behörden und das hybride Format ZUGFeRD sind zulässig.

Wer ist verpflichtet und ab wann?

Die E-Rechnung wird grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend für

• im Inland steuerbare und steuerpflichtige Umsätze
• von im Inland ansässigen Unternehmern
• an andere im Inland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen.

Sobald E-Rechnung verpflichtend ist: Keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig. Die Frist zur Ausstellung der Rechnung bleibt zunächst bei sechs Monaten; wenn auch die Umstellung auf das elektronische „Nahezu-Echtzeit“-Meldesystem vollzogen ist, wird die Frist nach dem ViDA-Entwurf der EU-Kommission nur noch zwei Tage betragen.

Gibt es Übergangsregeln?

Für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 kann statt einer E-Rechnung auch eine „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden – auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format.

Unternehmer, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat, können diese Vereinfachungsregel noch ein Jahr länger anwenden, also bis zum 31. Dezember 2027.

Was ist zu tun?

Unabhängig von den Übergangsregeln muss jeder Unternehmer zeitnah die eigene Prozesskette durchdenken. Wie funktionieren

• Empfang und
• Erstellung / Versendung

von Rechnungen heute und wie gelingt die Transformation auf die E-Rechnung? Dabei ist die Ansprache des Softwarepartners sicher die erste Wahl und gerne kann diese Kontaktaufnahme durch einen Rettungsfallschirm der DATEV erleichtert werden, denn die DATEV bietet auch Nichtmitgliedern ab sofort die Nutzung des E-Rechnung-Portals. Dort werden beide Funktionalitäten (Empfang, Erstellung/Versendung) angeboten, siehe auch https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/

In jeden Fall besteht für die Unternehmer ein gesteigerter Beratungsbedarf, der von zuverlässigen Beratern begleitet und gelöst werden kann.

Niels Bahr, Mazars GmbH & Co. KG